نرم افزار فرایند نویسی (BPMS) چیست؟ BPMN، اجزا، تفاوت با اتوماسیون اداری و راهنمای انتخاب
نرم افزار فرایند نویسی (BPMS) فرایندهای سازمان را با BPMN مدل‌سازی، اجرا و پایش می‌کند. اجزای BPMS، تفاوت با اتوماسیون اداری، مراحل پیاده‌سازی و معیارهای انتخاب.
نرم افزار فرایند نویسی (BPMS یا Business Process Management System) ابزاری است که فرایندهای کاری سازمان را از روی کاغذ و فلوچارت به یک گردش کار اجرایی تبدیل می‌کند: فرایند را با نمودار استاندارد رسم می‌کنید، برای هر مرحله فرم و مسئول تعیین می‌کنید و سیستم کار را خودکار بین افراد جابه‌جا می‌کند، مهلتها را پایش می‌کند و گزارش می‌دهد. در این راهنما می‌بینید فرایند نویسی دقیقاً یعنی چه، BPMS چه اجزایی دارد، چه تفاوتی با اتوماسیون اداری دارد و چه زمانی به‌جای خرید نرم افزار آماده، طراحی اتوماسیون اداری و گردش کار اختصاصی انتخاب بهتری است.
خلاصه در یک نگاه:
- نرم افزار فرایند نویسی (BPMS) فرایند را مدل‌سازی، اجرا، پایش و بهبود می‌کند؛ نه فقط رسم.
- زبان استاندارد مدل‌سازی فرایند BPMN 2.0 است که هم کارشناس کسب‌وکار و هم برنامه‌نویس آن را می‌فهمند.
- اتوماسیون اداری بیشتر حول نامه، کارتابل و دبیرخانه است؛ BPMS حول فرایندهای چندمرحله‌ای با قواعد و شرط‌ها.
- بهترین نقطه شروع: ۳ تا ۵ فرایند پرتکرار و دردسرساز، نه همه فرایندهای سازمان.
- نسخه اول یک سامانه گردش کار اختصاصی معمولاً ۶ تا ۱۰ هفته زمان می‌برد.
فرایند نویسی چیست؟
فرایند نویسی یعنی مستند کردن دقیق اینکه یک کار در سازمان چطور انجام میشود: از کجا شروع میشود، چه کسی چه مرحله‌ای را انجام می‌دهد، چه اطلاعاتی لازم است، در چه شرایطی مسیر عوض میشود و کار کجا تمام میشود. مثلاً فرایند «درخواست خرید» ممکن است این باشد: کارمند درخواست را ثبت می‌کند، مدیر واحد تأیید می‌کند، اگر مبلغ از سقف مشخصی بیشتر بود به مدیر مالی می‌رود، واحد خرید استعلام می‌گیرد و در نهایت انبار تحویل را ثبت می‌کند.
تا وقتی این فرایند فقط در ذهن افراد یا یک فایل Word است، هر کس آن را کمی متفاوت اجرا می‌کند، درخواست‌ها روی میز می‌مانند و کسی نمی‌داند کار در کدام مرحله گیر کرده است. فرایند نویسی اولین قدم برای حل این مشکل است و نرم افزار فرایند نویسی قدم دوم: اجرای همان نقشه به‌صورت خودکار.
نرم افزار فرایند نویسی (BPMS) چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
BPMS سامانه‌ای است که چرخه کامل مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) را پوشش می‌دهد. این چرخه معمولاً چهار مرحله دارد:
- مدل‌سازی: رسم فرایند با نمودار BPMN، تعریف نقش‌ها، فرم‌ها و قواعد تصمیم.
- اجرا: موتور گردش کار (Workflow Engine) هر درخواست را طبق مدل از مرحله‌ای به مرحله بعد می‌برد و کار را در کارتابل فرد مسئول قرار می‌دهد.
- پایش: داشبورد نشان می‌دهد هر فرایند چند مورد باز دارد، کدام مرحله گلوگاه است و کدام کارها از مهلت گذشته‌اند.
- بهبود: با داده‌های واقعی، مراحل زائد حذف و فرایند نسخه جدید منتشر میشود؛ بدون اینکه کار در جریان مختل شود.
تفاوت BPMS با یک ابزار ساده رسم فلوچارت همین است: نمودار فقط مستند نیست، بلکه خودش اجرا میشود.
BPMN 2.0؛ زبان مشترک فرایند نویسی
BPMN (Business Process Model and Notation) استاندارد بین‌المللی رسم فرایند است که نسخه ۲ آن توسط سازمان OMG منتشر شده و به‌عنوان استاندارد ISO/IEC 19510 هم پذیرفته شده است. مزیت اصلی BPMN این است که مدیر، کارشناس فرایند و برنامه‌نویس همه یک نمودار را می‌خوانند. عناصر اصلی آن عبارت‌اند از:
- رویداد (Event): شروع، پایان یا اتفاق میانی مثل رسیدن مهلت یا دریافت پیام.
- فعالیت (Task): کاری که یک نفر یا سیستم انجام می‌دهد؛ مثل «تأیید مدیر» یا «ارسال پیامک».
- دروازه (Gateway): نقطه تصمیم؛ مثلاً اگر مبلغ بیشتر از سقف بود، مسیر مدیر مالی.
- استخر و مسیر (Pool / Lane): نشان می‌دهد هر مرحله با کدام واحد یا نقش است.
یک نرم افزار فرایند نویسی خوب باید فایل BPMN استاندارد را بپذیرد و خروجی بدهد تا مدل‌های شما به یک ابزار خاص قفل نشوند.
اجزای اصلی یک نرم افزار فرایند نویسی
| جزء | کاربرد | چرا مهم است |
|---|---|---|
| طراح فرایند (Process Designer) | رسم فرایند با کشیدن و رها کردن عناصر BPMN | تغییر فرایند بدون کدنویسی |
| موتور گردش کار | اجرای مدل و جابه‌جایی کار بین افراد و سیستم‌ها | قلب BPMS؛ دقت و پایداری اجرا |
| فرم‌ساز | ساخت فرم هر مرحله با فیلدها و اعتبارسنجی | جمع‌آوری اطلاعات درست در مرحله درست |
| موتور قواعد (Rules) | تصمیم خودکار بر اساس شرط‌ها و جدول تصمیم | حذف تأییدهای تکراری و سلیقه‌ای |
| کارتابل | فهرست کارهای هر فرد با مهلت و اولویت | هیچ درخواستی گم نمی‌شود |
| داشبورد و گزارش | زمان هر مرحله، گلوگاه‌ها و کارهای معوق | تصمیم مدیریتی بر اساس داده |
| یکپارچگی (API) | اتصال به نرم افزار مالی، منابع انسانی، CRM و پیامک | جلوگیری از ورود دوباره اطلاعات |
| سطوح دسترسی و لاگ | کنترل اینکه چه کسی چه چیزی را می‌بیند و تغییر می‌دهد | امنیت و قابلیت حسابرسی |
تفاوت نرم افزار فرایند نویسی با اتوماسیون اداری
این دو اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند و بسیاری از محصولات امروز ترکیبی از هر دو هستند؛ اما تمرکزشان متفاوت است:
| معیار | اتوماسیون اداری | نرم افزار فرایند نویسی (BPMS) |
|---|---|---|
| تمرکز اصلی | نامه‌نگاری، ارجاع، دبیرخانه و بایگانی | فرایندهای چندمرحله‌ای با قواعد و شرط |
| واحد کار | نامه و سند | درخواست یا پرونده (مثل درخواست خرید، مرخصی، قرارداد) |
| مسیر کار | عمدتاً دستی؛ کاربر تصمیم می‌گیرد به چه کسی ارجاع دهد | از پیش تعریف‌شده و خودکار بر اساس مدل |
| تغییر فرایند | محدود | با ویرایش مدل و انتشار نسخه جدید |
| گزارش | وضعیت نامه‌ها و ارجاع‌ها | زمان چرخه، گلوگاه و شاخص‌های عملکرد فرایند |
برای بیشتر سازمان‌های ایرانی، پاسخ درست «یا این یا آن» نیست: یک سامانه با اتوماسیون اداری تحت وب برای نامه‌ها و یک طراح گردش کار برای فرایندها، روی یک کارتابل مشترک. همین ترکیب را در طراحی اتوماسیون اداری اختصاصی مارون سیستم پیاده می‌کنیم.
چه فرایندهایی را اول سیستمی کنیم؟
شروع با همه فرایندهای سازمان رایج‌ترین دلیل شکست پروژه‌های BPM است. به‌جای آن، فرایندهایی را انتخاب کنید که پرتکرار هستند، چند واحد درگیرشان هستند و تأخیرشان هزینه دارد. نمونه‌های رایج:
- منابع انسانی: مرخصی و مأموریت، استخدام، تسویه حساب، اضافه‌کار.
- مالی و خرید: درخواست خرید، تنخواه، تأیید فاکتور و پرداخت.
- فروش و قرارداد: تأیید پیش‌فاکتور و تخفیف، بررسی و امضای قرارداد؛ در صورت نیاز متصل به CRM یا نرم افزار اختصاصی فروش.
- خدمات مشتری: ثبت شکایت، ارجاع به واحد مسئول و پیگیری تا بسته شدن.
- فنی و پروژه: درخواست تغییر، تأیید مستندات، کنترل کیفیت.
مراحل اجرای پروژه فرایند نویسی و پیاده‌سازی BPMS
- شناسایی و اولویت‌بندی فرایندها: فهرست فرایندها و انتخاب ۳ تا ۵ فرایند اول.
- مستندسازی وضع موجود (As-Is): مصاحبه با افراد درگیر و رسم فرایند همان‌طور که امروز اجرا میشود.
- طراحی وضع مطلوب (To-Be): حذف مراحل زائد، تعیین مهلت هر مرحله و قواعد تصمیم.
- طراحی فرم‌ها و دسترسی‌ها: چه اطلاعاتی، در چه مرحله‌ای، توسط چه نقشی.
- پیاده‌سازی و یکپارچگی: پیکربندی موتور گردش کار و اتصال به سیستم‌های موجود.
- اجرای آزمایشی: اجرای موازی با روش قبلی در یک واحد و رفع اشکال.
- آموزش و استقرار کامل: آموزش کاربران و مدیران و انتشار رسمی.
- پایش و بهبود مستمر: بررسی داشبورد و انتشار نسخه‌های بهتر فرایند.
در پروژه‌های اختصاصی مارون سیستم، نسخه اول یک سامانه گردش کار با چند فرایند اصلی معمولاً ۶ تا ۱۰ هفته طول می‌کشد و بقیه فرایندها مرحله‌به‌مرحله اضافه می‌شوند.
معیارهای انتخاب نرم افزار فرایند نویسی
- پشتیبانی واقعی از BPMN 2.0: امکان ورود و خروج فایل استاندارد.
- تغییر فرایند بدون برنامه‌نویس: کارشناس سازمان بتواند مهلت، مسئول یا فرم را عوض کند.
- نسخهبندی فرایند: درخواستهای قدیمی با نسخه قبلی تمام شوند و جدیدها با نسخه جدید.
- فرم‌ساز قوی: فیلدهای شرطی، جدول، پیوست و امضای دیجیتال.
- کارتابل یکپارچه با اتوماسیون اداری: کاربر برای نامه و فرایند دو سیستم جدا باز نکند.
- API و یکپارچگی: اتصال به نرم افزار مالی، حقوق و دستمزد و پیامک.
- تقویم شمسی و تعطیلات رسمی در محاسبه مهلتها.
- نصب روی سرور سازمان یا نسخه ابری بر اساس الزامات امنیتی.
- نسخه موبایل برای تأیید سریع مدیران.
- پشتیبانی و تیم توسعه در دسترس؛ معیارهای کامل‌تر در راهنمای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری آمده است.
BPMS آماده یا طراحی اختصاصی؟
محصولات آماده (داخلی یا موتورهای متن‌باز شناخته‌شده مثل Camunda، Flowable و jBPM) برای فرایندهای استاندارد و تیم‌هایی که خودشان توان پیکربندی دارند گزینه خوبی هستند. اما وقتی فرایندها خاص سازمان شماست، باید با چند نرم افزار موجود یکپارچه شود یا رابط کاربری ساده برای کاربران غیرفنی اهمیت دارد، طراحی اختصاصی معمولاً هزینه کل کمتری در بلندمدت دارد؛ چون به‌جای تطبیق سازمان با نرم افزار، نرم افزار با سازمان تطبیق داده میشود.
| معیار | BPMS آماده | گردش کار اختصاصی |
|---|---|---|
| شروع کار | سریع‌تر برای فرایندهای استاندارد | نسخه اول در چند هفته، دقیقاً مطابق نیاز |
| هزینه | لایسنس سالانه یا به ازای کاربر | هزینه ساخت یک‌باره و پشتیبانی |
| انعطاف | محدود به امکانات محصول | هر قاعده و یکپارچگی قابل ساخت است |
| مالکیت | در اختیار فروشنده | کد و داده در اختیار سازمان |
برای مقایسه عددی، مقاله قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری؛ خرید یا سفارش را ببینید یا هزینه طراح گردش کار و کارتابل را در ماشین حساب قیمت اتوماسیون اداری محاسبه کنید.
اشتباهات رایج در پروژه‌های فرایند نویسی
- خودکار کردن فرایند بد: اگر فرایند فعلی پر از تأیید زائد است، سیستمی کردنش فقط آن را سریع‌تر خراب می‌کند. اول بهبود، بعد اجرا.
- رسم بیش از حد جزئی: مدلی که هر استثنای نادر را پوشش دهد، برای کاربران غیرقابل استفاده میشود.
- نادیده گرفتن کاربران: بدون مشارکت افرادی که هر روز فرایند را اجرا می‌کنند، مقاومت و دورزدن سیستم حتمی است.
- نبود مالک فرایند: هر فرایند باید یک مسئول داشته باشد که داشبورد را ببیند و تغییرات را تأیید کند.
سوالات متداول
نرم افزار فرایند نویسی چیست؟
نرم افزاری است که فرایندهای کاری سازمان را با نمودار استاندارد BPMN مدل‌سازی می‌کند و همان مدل را اجرا، پایش و بهبود می‌دهد؛ یعنی کارها خودکار بین افراد جابه‌جا می‌شوند و مدیر وضعیت هر درخواست را می‌بیند.
BPMS مخفف چیست؟
BPMS مخفف Business Process Management System به معنی سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.
فرق BPMS با اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری بیشتر برای نامه، ارجاع و دبیرخانه است و مسیر کار را کاربر تعیین می‌کند؛ BPMS فرایندهای چندمرحله‌ای را بر اساس مدل و قواعد از پیش تعریف‌شده خودکار اجرا می‌کند. بسیاری از سامانه‌های امروزی هر دو را روی یک کارتابل دارند.
برای فرایند نویسی حتماً به نرم افزار نیاز داریم؟
برای مستندسازی نه؛ میتوان با ابزارهای رسم BPMN شروع کرد. اما برای اجرای خودکار، پایش مهلتها و گزارشگیری، نرم افزار فرایند نویسی یا سامانه گردش کار لازم است.
پیاده‌سازی نرم افزار فرایند نویسی چقدر زمان می‌برد؟
به تعداد و پیچیدگی فرایندها بستگی دارد. در طراحی اختصاصی، نسخه اول با چند فرایند اصلی معمولاً ۶ تا ۱۰ هفته زمان می‌برد و بقیه فرایندها مرحله‌به‌مرحله اضافه می‌شوند.
آیا میتوان بعد از راهاندازی، فرایند را تغییر داد؟
بله؛ در یک BPMS خوب، فرایند نسخهبندی میشود و تغییر مسئول، مهلت یا فرم بدون برنامهنویسی و بدون اختلال در درخواستهای در جریان انجام میشود.
قدم بعدی
اگر می‌خواهید فرایندهای سازمانتان به‌جای کاغذ و پیام‌رسان روی یک سامانه اجرا شوند، درخواست سفارش نرم افزار را ثبت کنید تا کارشناسان شرکت برنامه نویسی مارون سیستم در یک جلسه رایگان، فرایندهای اولویت‌دار شما را بررسی کنند. دفتر ما در برج میلاد است؛ اطلاعات تماس در صفحه شرکت برنامه نویسی تهران آمده است.
مطالب و خدمات مرتبط
- طراحی و سفارش اتوماسیون اداری
- اتوماسیون اداری چیست؟
- اتوماسیون اداری تحت وب
- راهنمای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
- قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری
- قیمت نرم افزار اختصاصی ۱۴۰۵
برای مشاوره رایگان با ۰۲۱-۲۸۴۲۲۱۷۹ تماس بگیرید.
برای پروژه‌تان مشاوره می‌خواهید؟
کارشناسان مارون سیستم رایگان راهنمایی‌تان می‌کنند.
دیدگاه‌ها (۰)
اولین نفری باشید که دیدگاه می‌نویسد.